Privacy policy

Datenschutzerklärung (DSGVO)

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns wichtig. Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

DE Office Solutions
Inhaber: Steven Drieß
Erfweiler Straße 12
66994 Dahn
E-Mail: info@yourgermanaddress.com

1. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, wenn Sie unsere Website besuchen, unser Kontaktformular oder E-Mail nutzen, ein Kundenkonto anlegen, eine Bestellung in unserem Online-Shop abschließen oder unsere Adress- und Postdienstleistungen in Anspruch nehmen.

Zu den verarbeiteten Daten gehören insbesondere:

  • Stammdaten (z. B. Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)

  • Vertragsdaten (gebuchte Leistungen, Vertragslaufzeiten)

  • Zahlungsdaten (z. B. Kreditkarte, PayPal, SEPA, Shopify Payments)

  • Kommunikationsdaten (E-Mails, Supportanfragen)

  • Technische Daten (IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Zugriffszeiten)

2. Zweck und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

  • Erbringung unserer Dienstleistungen

  • Vertragsabwicklung und Kundenverwaltung

  • Zahlungsabwicklung

  • Kundenkommunikation und Support

  • Betriebssicherheit und Missbrauchsprävention

  • Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind insbesondere:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung)

  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, z. B. IT-Sicherheit, Betrugsprävention)

  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

3. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, wenn dies für die Vertragserfüllung oder gesetzlich erforderlich ist. Empfänger können insbesondere sein:

  • Zahlungsdienstleister (z. B. Shopify Payments / Stripe, PayPal)

  • Hosting-Anbieter Shopify Inc. (Kanada / Irland)

  • Post- und Paketdienstleister (z. B. DHL)

  • Steuerberater, Behörden und öffentliche Stellen bei gesetzlicher Verpflichtung

Eine Übermittlung in Drittstaaten erfolgt ausschließlich unter Anwendung geeigneter Schutzmechanismen wie EU-Standardvertragsklauseln oder dem EU-US Data Privacy Framework.

4. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies erforderlich ist:

  • Vertrags- und Rechnungsdaten: 10 Jahre

  • Kommunikationsdaten: in der Regel 6 Jahre

  • Technische Logdaten: wenige Tage bis Wochen

  • Kundenkonten: bis zur Löschung oder Vertragsbeendigung

5. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben jederzeit das Recht auf:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO)

  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

  • Löschung (Art. 17 DSGVO)

  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Kontakt: info@yourgermanaddress.com

6. Datensicherheit

Unsere Website ist SSL-verschlüsselt. Zusätzlich setzen wir technische und organisatorische Schutzmaßnahmen ein.

7. Cookies und Tracking

Wir verwenden:

  • Notwendige Cookies (Warenkorb, Checkout, Login)

  • Funktionale Cookies (z. B. Seal Subscriptions)

Analyse- und Marketing-Cookies (z. B. Google Analytics) werden ausschließlich nach Einwilligung eingesetzt.

8. Zahlungsabwicklung

Zur Zahlungsabwicklung nutzen wir:

  • Shopify Payments (Stripe)

  • PayPal

Die Anbieter verarbeiten Daten eigenverantwortlich.

9. Hosting und Shopsystem

Unsere Website und unser Shop werden über Shopify Inc. (Kanada/Irland) betrieben.

10. Post- und Dokumentenverwaltung (Nextcloud)

Für die digitale Bereitstellung von Post und Dokumenten nutzen wir eine eigene lokal gehostete Nextcloud-Instanz auf Servern in Deutschland.

Merkmale:

  • Passwortgeschützter Zugriff

  • Technische Mandantentrennung

  • Keine externe Cloudweitergabe

  • Speicherung ausschließlich innerhalb Deutschlands

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

11. Identitätsprüfung (KYC)

Im Rahmen unserer Dienstleistungen sind wir gesetzlich verpflichtet, eine Identitätsprüfung (KYC) durchzuführen.

Dabei verarbeiten wir u. a.:

  • Identitätsdaten

  • Ausweisdaten

  • Ausweisbild

  • Selfie zur Identitätsbestätigung

  • Bei Unternehmen: Handelsregisterauszug oder Gesellschaftsvertrag

Rechtsgrundlagen:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

12. Externer Verifizierungsdienstleister (Fraud Judge)

Die Identitätsprüfung erfolgt über den externen Dienstleister Fraud Judge als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Die Verarbeitung dient ausschließlich:

  • der Identitätsverifizierung

  • der Betrugsprävention

  • der Erfüllung gesetzlicher Pflichten

Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) besteht.

13. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen.