Datenschutzhinweise
Wie wir Daten beim Websitebesuch, bei Anfragen und für unsere Leistungen verarbeiten.
Stand: 2. November 2026
1. Geltungsbereich und Verantwortlicher
Diese Hinweise erläutern die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch von yourgermanaddress.com, bei Anfragen und bei der Nutzung unserer Adress-, Post- und Kundenservices. Sie betreffen Kunden, Interessenten, Unternehmensvertreter und Personen, deren Daten in der dazugehörigen Kommunikation enthalten sind.
Verantwortlich ist Steven Drieß, handelnd als DE Office Solutions unter der Marke YourGermanAddress, Erfweiler Straße 12, 66994 Dahn, Deutschland. Datenschutzanfragen richten Sie an info@yourgermanaddress.com oder +49 155 65593428. Senden Sie dabei bitte keine Ausweiskopien oder sensiblen Unterlagen unaufgefordert mit. Falls ein Identitätsnachweis erforderlich ist, stimmen wir den geeigneten Weg mit Ihnen ab.
2. Websitebetrieb und technische Zugriffsdaten
Die öffentliche Website wird über Vercel bereitgestellt. Dabei fallen technisch erforderliche Daten an, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Adresse, Browser-/Geräteinformationen und technische Fehlerdaten. Sie werden zur Auslieferung, Absicherung und Fehlerbehebung verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und funktionsfähiger Websitebetrieb.
Vercel ist ein externer Anbieter. Die Auswahl „Nur notwendige“ deaktiviert optionale Messdienste, nicht das für den Seitenaufruf erforderliche Hosting. Der frühere Shopify-Shop ist weiterhin für bestehende Alt-Abonnements relevant; er ist nicht das Hosting-System dieser öffentlichen Website.
3. Buchung, Kundenkonto und Abrechnung
Für die Anbahnung und Erfüllung eines Vertrags verarbeiten wir Kontakt- und Adressdaten, Unternehmens- und Vertreterangaben, gebuchte Leistungen, Vertragsstatus, Rechnungsangaben und Zahlungsstatus. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Ansprechpartnern eines Unternehmens kann zusätzlich unser berechtigtes Interesse an dessen Vertragsabwicklung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO maßgeblich sein.
Business Hub und Nextcloud laufen auf eigener Hardware in Dahn. Für Datenbank- und Kontofunktionen wird zusätzlich Supabase eingesetzt. Das verwendete Supabase-Projekt ist in der Region Frankfurt (eu-central-1) eingerichtet. Eigene Hardware bedeutet deshalb nicht, dass sämtliche Daten ausschließlich lokal oder ausschließlich in Deutschland verarbeitet werden.
Zahlungen und Abonnements werden über Stripe abgewickelt. Die dafür erforderlichen Zahlungsdaten werden dort verarbeitet; wir erhalten insbesondere Zahlungsreferenzen und Statusangaben. Rechnungs- und Buchhaltungsdaten werden in sevdesk verarbeitet. Bei bestehenden Shopify-/Seal-Abonnements bleiben die dort erforderlichen Vertrags-, Bestell- und Zahlungsdaten relevant. Zahlungsanbieter können Daten zusätzlich zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten verarbeiten.
4. Identitäts- und Unternehmensprüfung
Vor der Freigabe der Adressnutzung prüfen wir Identität und, je nach Kundentyp, Unternehmensangaben und Vertretungsberechtigung. Dazu gehören die angeforderten Ausweisabbildungen, ein Selfie und gegebenenfalls Register-, Gewerbe- oder Gründungsnachweise. Die Unterlagen werden über unsere Verifizierungsoberfläche oder den vorgesehenen sicheren Nachreichungsweg übermittelt und serverseitig gespeichert. Angaben, Zuordnungen und Prüfstatus werden im Kundensystem verarbeitet.
Die Prüfung dient dem vorgesehenen Vertrag nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie der Vermeidung von Missbrauch und Identitätstäuschung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ohne die erforderlichen Angaben und Nachweise können wir eine verifizierungsabhängige Leistung nicht freigeben. Bei Adressleistungen für juristische Personen, Personengesellschaften oder vergleichbare Rechtsgestaltungen können uns zudem gesetzliche Sorgfalts- und Aufzeichnungspflichten nach § 2 Abs. 1 Nr. 13 Buchst. c sowie §§ 8, 10 ff. GwG treffen. Soweit diese Pflichten bestehen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO die Rechtsgrundlage. Nicht jede private Postadresse oder Prüfung fällt automatisch darunter.
Für Unterlagen aus früheren Prüfungen gelten die jeweiligen Verarbeitungszwecke, Vereinbarungen und Aufbewahrungspflichten weiterhin. Ihre Datenschutzrechte gelten auch für diese Unterlagen.
5. Briefpost, Scans und Versandaufträge
Zur Erbringung der Postleistungen verarbeiten wir Empfänger- und Absenderangaben, Post- und Dokumentinhalte sowie Angaben zu Scan-, Versand- und sonstigen Kundenaufträgen. Unterlagen können auch Daten von Absendern, Mitarbeitern oder anderen Dritten enthalten. Die bereitgestellten Scans und Dokumente sind über den Business Hub und die zugehörigen Nextcloud-Zugänge zugänglich.
Für die Abwicklung des Kundenvertrags ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO maßgeblich. Die Verarbeitung von Daten Dritter richtet sich zusätzlich nach dem jeweiligen Auftrag und der datenschutzrechtlichen Rollenverteilung. Diese Hinweise ersetzen keinen gegebenenfalls erforderlichen Auftragsverarbeitungsvertrag für Geschäftspost, die nach Kundenweisung verarbeitet wird.
Bei einer beauftragten physischen Weiterleitung erhalten Post- und Paketdienstleister die für den Versand erforderlichen Empfänger- und Sendungsdaten. Dies ist eine andere Verarbeitung als der digitale Zugriff auf einen Scan.
6. Kontaktformular, E-Mail und Live-Chat
Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir Kontaktangaben, Nachrichteninhalt und die zur Zuordnung und Beantwortung erforderlichen Informationen. Das Kontaktformular fragt Name, E-Mail-Adresse und Nachricht ab; die Telefonnummer ist optional. Eine E-Mail-Adresse ist auch für eine persönliche Antwort auf eine Chat-Anfrage erforderlich. Sie meldet Sie nicht automatisch in einem Kundenkonto an.
Geschäftliche E-Mail wird über Google Workspace bearbeitet. Der Website-Chat verwendet eine eigene Sitzung und speichert Nachrichten und Zuordnungen im Kundensystem. Chat-Nachrichten, Kontaktangaben und Gesprächs-/Präsenzinformationen werden zusätzlich über Telegram an den Support weitergeleitet. Ein eigenes Telegram-Konto des Websitebesuchers ist dafür nicht erforderlich. Übermitteln Sie Ausweise oder sensible Postinhalte ausschließlich über den dafür vorgesehenen sicheren Weg. Geben Sie Ihr Passwort nicht an den Support weiter.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anliegen, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres Interesses an erreichbarem Support. Kontaktangaben und Anfrageverlauf können zur Zuordnung und Nachverfolgung in der Kontaktverwaltung gespeichert werden. Ohne zusätzliche Werbeeinwilligung sind sie nicht für E-Mail-Werbung freigegeben.
7. Freiwillige E-Mail-Werbung
Die Einwilligung in Angebote und Neuigkeiten ist freiwillig und von der Bearbeitung Ihrer Anfrage getrennt. Wenn Sie sie erteilen, verarbeiten wir insbesondere Ihre E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Name und Telefonnummer sowie den dokumentierten Einwilligungsstatus, Zeitpunkt und Wortlaut für diesen Zweck. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die vorgesehene Abmeldemöglichkeit oder per E-Mail an info@yourgermanaddress.com widerrufen. Erforderliche Vertragskontakte bleiben davon getrennt. Nachweise über eine erteilte oder widerrufene Einwilligung können zur Klärung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche aufbewahrt werden.
8. Notwendige Speicherung im Browser
Neben technisch erforderlichen Cookies verwenden wir lokalen Browser- und Sitzungsspeicher. Die Einwilligungsauswahl wird unter yga_consent_v1 gespeichert, bis Sie sie ändern oder die betreffenden Browserdaten entfernen. Nach Beginn einer Chat-Unterhaltung kann yga_chat_session_v1 die zugehörige Sitzung und Kontaktzuordnung speichern, damit Sie die Unterhaltung fortsetzen können.
Für unbedingt erforderliche Speicherungen zur Bereitstellung eines von Ihnen gewünschten Dienstes gilt § 25 Abs. 2 TDDDG. Personenbezogene Verarbeitungen benötigen zusätzlich die jeweils einschlägige DSGVO-Rechtsgrundlage. Das Entfernen von Browserdaten kann gespeicherte Einstellungen oder den Zugang zu einer Chat-Unterhaltung löschen.
9. Optionale Statistik und Auswahlmessung
Nur mit Ihrer Statistik-Einwilligung laden wir Vercel Web Analytics und Speed Insights und erfassen eigene Ereignisse zur Angebots- und Buchungsauswahl. Dazu zählen aufgerufene Seiten, gewählte Tarife, optionale Express-Auswahl und technische Leistungsdaten. Die eigene Ereignismessung verwendet eine zufällige Sitzungskennung; sie ist nicht zur Übermittlung von Nachrichten- oder Ausweisinhalten vorgesehen.
Die Sitzungskennung und Einmalmarkierungen der eigenen Messung liegen im Sitzungsspeicher. Wenn ein Auswahltest aktiviert ist, kann mit dieser Einwilligung auch eine Testzuordnung lokal gespeichert werden. Technische Vorbereitung bedeutet nicht, dass ständig ein A/B-Test läuft. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit erforderlich, § 25 Abs. 1 TDDDG.
10. Google Ads, Karten und Bewertungen
Mit Ihrer Werbeeinwilligung können Google-Ads-Tags geladen sowie Werbeklick-Kennungen wie gclid, gbraid oder wbraid und freigegebene Kampagnenangaben gespeichert werden. Sie dienen der Zuordnung einer Buchung zu einer Anzeige. Die lokale Zuordnung wird nach 90 Tagen als abgelaufen behandelt; bei Widerruf der Werbeeinwilligung wird sie entfernt. Google erhält beim Laden seiner Dienste auch technische Zugriffsdaten.
Interaktive Google-Karten laden erst nach Ihrer Einwilligung in externe Medien. Dabei werden technische Verbindungsdaten an Google übermittelt. Werbe- und Medieneinwilligung sind voneinander und von Statistik getrennt und keine Voraussetzung für eine Buchung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit erforderlich, § 25 Abs. 1 TDDDG.
Öffentlich verfügbare Bewertungen und Standortangaben können zusätzlich serverseitig abgerufen und auf unserer Website angezeigt werden. Dieser Abruf ist von der interaktiven Karte zu unterscheiden. Wenn Sie einen externen Google-Link öffnen, gelten für den Besuch dort die Hinweise von Google.
11. Empfänger und weitere Datenquellen
Zugriff erhalten befugte Personen und die für den jeweiligen Zweck eingesetzten technischen Dienstleister. Dazu gehören die oben beschriebenen Hosting-, Datenbank-, Kommunikations-, Zahlungs- und Buchhaltungsdienste sowie beauftragte Versanddienstleister. Behörden oder Berater können Daten erhalten, soweit dies erforderlich und rechtlich zulässig ist. Bei gesetzlichen Pflichten ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO maßgeblich.
Daten können auch aus eingehender Post, öffentlichen Registern, Angaben eines berechtigten Unternehmensvertreters oder Statusmeldungen von Zahlungs-, Versand- und Abonnementdiensten stammen. Wir verarbeiten sie im Zusammenhang mit dem jeweiligen Auftrag, der Zuordnung oder einer erforderlichen Prüfung.
12. Verarbeitung außerhalb von EU und EWR
Bei einzelnen externen Anbietern sind Verarbeitungen außerhalb von EU und EWR möglich. Eigene Server in Deutschland schließen solche weiteren Datenwege nicht aus. Welche Daten betroffen sind, hängt vom eingesetzten Dienst und seiner Konfiguration ab. Bei Supabase liegt das Kernprojekt in Frankfurt. Nach den Angaben des Anbieters können etwa Konto- und Abrechnungsdaten oder erforderliche Supportzugriffe trotzdem außerhalb dieser Region verarbeitet werden. Die Projektregion ist daher keine Zusage, dass sämtliche Daten in Deutschland bleiben.
Für Übermittlungen in Länder außerhalb von EU und EWR sind die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO maßgeblich. Als Grundlage kommen je nach Empfänger ein anwendbarer Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien wie die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission in Betracht. Informationen zu den Datenwegen und den beim jeweiligen Dienst maßgeblichen Garantien können Sie unter info@yourgermanaddress.com anfordern.
13. Aufbewahrung und Löschung
Die Speicherdauer richtet sich nach dem Zweck, dem Vertragsverhältnis, gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und erforderlichen Nachweisen für Rechtsansprüche. Erforderliche Vertrags- und Einwilligungsnachweise können über einen einzelnen Kontakt hinaus relevant bleiben. Eine längere Speicherung bedarf eines fortbestehenden Grundes.
Für Unterlagen, die aufgrund geldwäscherechtlicher Pflichten aufzubewahren sind, gilt nach § 8 Abs. 4 GwG grundsätzlich eine Frist von fünf Jahren. Bei einer Geschäftsbeziehung beginnt sie mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem diese endet, nicht bereits mit der Buchung. In den übrigen dort geregelten Fällen beginnt sie mit dem Schluss des Kalenderjahres der jeweiligen Feststellung. Andere gesetzliche Aufbewahrungspflichten können längere Fristen vorsehen; § 8 Abs. 4 GwG bestimmt für die dort erfassten Aufzeichnungen eine Höchstgrenze von zehn Jahren.
Ein Widerruf beseitigt bereits entstandene gesetzliche Aufbewahrungspflichten nicht automatisch. Welche Unterlagen danach noch benötigt werden, hängt insbesondere davon ab, ob eine aufbewahrungspflichtige Prüfung oder Abwicklung stattgefunden hat. Nicht mehr erforderliche Daten sind zu löschen; notwendige Nachweise dürfen nicht allein wegen des Widerrufs entfallen.
Für Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen gelten die jeweils anwendbaren handels- und steuerrechtlichen Fristen. Für Originale und die Verfügbarkeit digitaler Kundeninhalte gelten zusätzlich die vereinbarten Regeln. Fordern Sie Originale rechtzeitig an und sichern Sie Dokumente vor Vertragsende. Wenn Sie Auskunft zur Speicherdauer bestimmter Unterlagen oder die Löschung Ihrer Daten wünschen, kontaktieren Sie uns unter info@yourgermanaddress.com. Wir prüfen dabei den jeweiligen Zweck und entgegenstehende Aufbewahrungspflichten.
14. Ihre Rechte und Beschwerdemöglichkeiten
Nach den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit. Eine Einwilligung können Sie für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt davon unberührt. Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Einer Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen.
Wenden Sie sich hierzu an info@yourgermanaddress.com. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsort oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für unseren Standort ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz eine Anlaufstelle.
15. Pflichtangaben und Entscheidungen
Ein Websitebesuch setzt keine Anmeldung für einen Adressvertrag voraus. Für Anfragen, Buchungen und Verifizierung benötigen wir die jeweils als erforderlich gekennzeichneten Angaben. Ohne sie kann die gewünschte Anfrage oder Leistung unter Umständen nicht bearbeitet werden. Optionale Werbe-, Statistik- und Medieneinwilligungen sind davon getrennt.
In den hier beschriebenen Abläufen treffen wir keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO.